Slanje poruka i mailova je dio kulture komuniciranja, ali neke stvari ipak ne treba izreći na taj način, nego ih valja izraziti u neposrednom razgovoru.

Msn donosi listu od 15 stvari koje zaslužuju neposredan razgovor.

1. Sve što zahtijeva diskusiju

– Osim činjenice da niko ne voli čitati dugačke mailove i poruke, oni nikad nisu dobro iskorišteno vrijeme pred ekranom ni za vas ni za onoga ko tu poruku čita. Ako je riječ o razgovoru vezanom uz radno mjesto, pošalji e-mail s pozivnicom za sastanak kako biste situaciju raspravili oči u oči – savjetuje konzultantica za poslovno ponašanje Rachel Wagner.

– Uz temu sastanka dodajte listu stvari koje trebate prodiskutirati kako bi se sudionici mogli pripremiti te donijeti ideje. Odredite specifičan početak sastanka, poštujte dogovoreno trajanje, a ukoliko sastanak zahtijeva još vremena, dogovorite novo druženje – kaže ona.

Na taj način poštujete vrijeme svih sudionika i omogućujete im da se bolje fokusiraju te učinkovitije riješe problem.

2. Svađa s partnerom

Ako ste dugo zajedno, osobito ako živite u istom kućanstvu, uobičajeno je svađati se kroz sve platforme komunikacije. Međutim stručnjaci upozoravaju da se nikad ne treba svađati porukama i mailovima.

– Nemoguće je iz poruke ili maila pročitati ton i vidjeti govor tijela sugovornika, pa se zato iz natipkanih riječi partnera može lako iščitati ono najgore – kaže savjetnik Jonathan Bennett iz Ohija. Nikad se ne svađajte s partnerom porukom ni mailom.

3. Uvrede

Ako tokom prepiske u porukama emocije kulminiraju, najbolje je odigrati to na lijep način. Razgovor preko ekrana olakšava pisanje riječi koje biste poslije mogli požaliti.

– Lakše je nekoga uvrijediti pišući poruku nego kad ga gledate u oči – kaže Bennett.

Budite civilizirani. Vaš partner će lakše primiti pitanje: “Bi li tvoja majka mogla navratiti sutra kako bismo imali vremena pospremiti” umjesto poruke “Nema šanse da dopustim toj zloj ženi da dođe večeras i vrijeđa kuću čiji je vlasnik previše neuredan da bi je očistio”. Iako ćete se isprva osjećati lakše jer ste rekli šta mislite, na taj način ste samo odgodili veliku svađu za poslije. Bez obzira je li riječ o poslovnoj ili privatnoj komunikaciji, upamtite da uvijek morate biti profesionalni.

4. Negativne i sarkastične opaske

Imajte na umu da jedanput kad ste poslali e-mail ili poruku, one se mogu izvući u bilo kojem trenutku kao dokaz protiv vas.

– Iako ste požalili što ste poslali taj mail sa sočnim tračem i odlučili ga izbrisati čak i iz kante sa smećem, većina firmi ima sofisticirani softver koji omogućuje oporavak čak i izbrisane pošte – objašnjava Wagner. I ti mailovi mogu biti dokaz na sudu. Zato ona savjetuje da radije delikatne probleme rješavate licem u lice kako ne bi postojao papirnati trag koji vas može zauvijek slijediti.

– To pokazuje vašu profesionalnost i želju da obavite čak i teške razgovore, radije nego da se skrivate iza ekrana računala – zaključila je.

5. Intimne i osjetljive osobne informacije

Konverzacija različitim tehnologijama danas je uobičajena i uglavnom tako širimo informacije, pa je teško zaustaviti razgovor ako se pojavi nešto osobno ili intimno. No zapitajte se želite li baš oko svega imati papirnati trag.

– Poruke i mailove može se proslijediti drugima i poslati ih bilo kome na svijetu da ih pročita. Izbjegavajte na taj način slati bilo što povezano s novim inicijativama u vašoj firmi, o osjetljivim i povjerljivim poslovnim informacijama, o sastancima uprave ili o drugim osobnim informacijama – kaže Wagner.

6. Izvinjenja

Naravno, lakše je otipkati “Oprosti” nego to izgovoriti, ali ima manje značenje. Možda to ne mislite stvarno. Bez mogućnosti da vas sugovornik vidi i čuje, teško je reći što zapravo osjećate.

– Ako se morate ispričati, to nije dobro vrijeme za nesporazume u komunikaciji – kaže životna trenerica Deb Cheslow.

7. Moramo razgovarati

Slanje tajanstvenih fraza poput rečenice “Moramo razgovarati” naizgled je bezazleno, ali ko zna o kakvom je tipu razgovora riječ, pa za primatelja takve poruke ona može biti zastrašujuća.

– Jednostavno rečeno, primatelj mora razmišljati o vašim namjerama – kaže konzultant David Radin.

Ističe kako je u najmanju ruku pristojno zamoliti sugovornika da odvoji vrijeme za razgovor jer imate nešto što s njim želite podijeliti.

8. Raskid

Raskidi s romantičnim partnerima su uvijek teški bez obzira na koji ih način proveli, no trebali biste izbjegavati to činiti porukama i mailovima.

– Ljudi se ne žele suočiti s onima s kojima prekidaju jer žele izbjeći scenu i zato to rade. Međutim bez obzira na razloge, ako ste s nekim hodali dovoljno dugo da ste svjesni kako morate prekinuti, vrlo je nepristojno to učiniti porukom. Način na koji se s nekim prekida je uvijek u neposrednom razgovoru – pojašnjava stručnjakinja za veze April Masini iz New Yorka.

9. Volim te

Bez obzira jeste li tinejdžer, u tridesetima ili stariji od 50 godina, te dvije riječi trebale bi uvijek imati snažno značenje i ako ih nekome izgovarate prvi put, to nikad ne bi trebalo biti porukom ili mailom. Dodatno, što ako primatelj ne vidi poruku satima ili danima? Kako ćete se tada osjećati? Ili šta ako im nije stalo dovoljno da vam uzvrate rečenicom kojoj se nadate – I ja tebe volim. Poštedite sebe i druge mučnih situacija i takve riječi prvi put uvijek izgovarajte gledajući ih u oči.

10. Jutros je preminuo

Postoji mnogo razloga zbog kojih je razgovor o nečijoj smrti nužno obaviti osobno, oči u oči.

– Ako je moguće, vijesti o nečijoj smrti uvijek treba izreći osobno. To omogućuje zagrljaj i riječi utjehe – kaže Masini.

11. Dajem otkaz

Bez obzira koliko mrzite svoj posao ili što god vas je dovelo do odluke o otkazu, izbjegavajte to učiniti porukom ili mailom.

– Izgovorite to u svojoj glavi, ali nikad ne šaljite elektronskim putem jer će vas proganjati. Ostavka mailom se može činiti kao dobra ideja u tom trenutku, ali može imati dugoročne posljedice – kaže konzultantica Jacquelin Youst.

Savjetuje da umjesto toga zadržite profesionalan pristup i sa svojim šefom to raspravite osobno ili telefonski.

12. Podaci o karticama

Želite nešto kupiti na Amazonu, ali tad uviđate da vam je kartica u partnerovom novčaniku. Čini se jednostavnim od partnera zatražiti da vam u poruci pošalje podatke i broj kartice, ali na taj ste način postali ranjiviji za prevaru. Najriskantnije je takve podatke slati mailom, tvrdi creditcards.com, jer je to najlakše hakirati. Također, vaši mailovi ne nestaju, pa čak i ako ih izbrišete, oni ostaju među izbrisanim porukama. SMS poruke su nešto sigurnije, ali ako ih ne brišete redovito, mogli biste prostati žrtvom prevaranata.

– Ako već morate nekako doći do podataka o karticama, bolje je nazvati telefonom i zamoliti da vam ih izdiktiraju – savjetuje Wagner.

13. Šifre i lozinke

Na poslu se čini jednostavnim lozinke za važne račune poslati mailom. Međutim ponovo naglašavamo kako su mailovi nesigurni. Lozinka je obično skrivena dok je tipkate, ali u mailu ostaje potpuno jasna. Dok putuje od inboxa do inboxa sprema se u različitim sistemima i na taj način vaši podaci postaju dostupni hakerima. Ako neko vidi vašu lozinku, najbolje ju je odmah promijeniti.

14. Trudnoća

Ovih dana zbog pandemije važne vijesti se dijele na Facebooku i društvenim mrežama, ali vaš partner, članovi porodice i bliski prijatelji ipak bi ih trebali čuti od vas. Idealno, važne informacije o prinovi ili drugim porodičnim značajnim stvarima recite im u neposrednom razgovoru osobno ili telefonom.

– Međutim jedini čovjek koji baš nikad ne bi smio čuti vijesti o vašoj trudnoći preko maila je vaš šef koji mora početi razmišljati o tome ko će vas zamijeniti dok ste na porodiljnom dopustu.

Stoga odaberite trenutak i o tome osobno razgovarajte sa svojim nadređenim. Tako ćete odmah vidjeti njegovu reakciju i osjetiti šta o svemu misli – savjetuje konzultantica Georgene Huang dodajući kako pripazite da šef takve vijesti ne dozna na Facebooku prije nego što mu ih kažete.

15. Kritika

Neko je u vašem poslovnom timu upravo poslao mailom završeni projekt, ali on sadrži iste greške na koje ste već upozoravali. Umjesto da mu pošaljete poruku sa detaljima kako da poboljša projekt, radije se sastanite osobno i prodiskutirajte to.

– Nikad nisam vidjela da je neko dobro prihvatio konstruktivnu kritiku koju je dobio mailom. Upravo suprotno, to je vodilo do većih problema uključujući nedostatak povjerenja – ističe stručnjakinja za ljudske resurse Amanda B. Gulino.

Stoga mišljenje ne izražavajte mailom, nego dogovorite sastanak na kojem će sagovornik bolje percipirati vašu reakciju. (24sata.hr)