Koliko vremena trošite provjeravajući e-mail? Jeste li ikad proveli sate odgovarajući na mailove, a na kraju dana imali osjećaj da niste postigli ništa?
U prosjeku trošimo preko 2 sata na dolaznu elektronsku poštu. Pod pretpostavkom da mail ne provjeravamo vikendom svejedno trošimo PREKO 20 DANA godišnje na email. A u jednačinu nismo ubacili faktor distrakcije: svaki put kad nam pažnja opadne, treba nam 24 minuta da povratimo koncentraciju. Ovako ispada da trošimo gotovo dva mjeseca na e-mail.
Kako upravljati e-mailom, i osloboditi vrijeme? Ako pravilno iskoristite sljedećih 8 principa, uspjet ćete da prepolovite vrijeme provedeno u inboxu, i radite nešto pametnije, ili zabavnije:
1. Prije proveravanja e-maila postavite prioritete
Većina mailova su u suštini zadaci: uradi ovo, pogledaj ono, pošalji mi tu informaciju, pročitaj ovo.
Prije nego što krenete da rješavate tuđe prioritete, odredite sopstvene. Uzmite mali komad papira, i zapišite tri bitna cilja u danu. Prvi cilj odradite prije nego što uopšte otvorite mail.
2. Prestanite da multitaskujete
Kad otvarate e-mail, fokusirajte se na što djelotvornije rešavanje bitnih stavki, i ništa drugo. Pisat ćete bolje mailove, u kraćem roku.
3. Nemojte provjeravati e-mail prije spavanja
Ako provjeravate e-mail kasno, narušavate kvalitet sna. I to ne samo zbog svjetlosti. Vi “naprežete” mozak baš onda kad bi trebalo da se odmara.
4. Nemojte otvarati e-mail odmah nakon ustajanja
Ranojutarnje provjeravanje maila pravi pometnju u vašoj glavi, i miješa vam prioritete. Vratite se na tačku broj 1!
5. Kako upravljati e-mailom? Isključite notifikacije
Osim ako vas član porodice, ili prijatelj zove i kaže da je u nevolji, ništa nije hitno. Pogotovo ne e-mail. Notifikacije vas usmjeravaju na tuđe prioritete, a zaboravljate na sopstvene.
6. Upoznajte bolje svog e-mail servera
Svi e-mail serveri vam daju opciju “odgovori svima”, ili “dodaj primaoca”, zato se poslužite tim opcijama kako bi skratili vrjieme. Ne bojte se da pustite da prođu sati (pa čak i cijeli dan) između dvije provjere inboxa. Neka drugi znaju šta da očekuju od vas: jasno naglasite kad ste spremni da odgovarate, i držite se tog rasporeda.
7. Prestanite da šaljete šture poruke
Možda mislite da znate sve da sažmete u jednu poruku, ali to će samo stvoriti mnoštvo pitanja.
Pišite tako da se obraćate stvarnoj osobi. Ubacite dodatne detalje i pojašnjenja. Predvidite tuđa pitanja, i odgovorite na njih.
8. Iskoristite mobilni telefon
Nemojte pretvoriti e-mail u chat: neke stvari je bolje obaviti telefonski. Ako je tema kompleksnija, i iziskuje više poruka, uzmite telefon. Dvominutni razgovor može vam uštedjeti dane međusobne razmjene mailova. (b92.net)
